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A gestão financeira de uma empresa é extremamente importante. E numa transportadora não é diferente disso. Investimentos, gastos, receitas e quaisquer tipos de custos devem ser controlados de forma a preservar a saúde financeira da corporação.

Uma pesquisa da Fundação Dom Cabral realizada no ano passado com algumas empresas embarcadoras revelou que o percentual médio do faturamento bruto das empresas gasto com custos logísticos chega a 12,37%, tendo um aumento de 0,64% em relação aos últimos dois anos. Esses dados representam um gasto de R$ 15,5 bilhões a mais com custos logísticos no período analisado (entre 2015 e 2017).

Por meio desses dados, podemos ver que os custos com o transporte e toda a logística em si deve ser bem administrada, caso contrário, a transportadora tem chances de se sujeitar a gastos muito altos e que podem levar a sério prejuízos a longo prazo.

E fazer o gerenciamento é a melhor forma de controlar a estrutura de custos. Seja através de relatórios com um sistema de gestão ou planilhas. Para tanto, listamos 4 pontos principais que devem ser seguidos para melhorar sua transportadora.

1- Identifique os custos

Por definição, custo é todo gasto relativo ao serviço/produto utilizado para produzir ou prestar outros serviços. Quanto maior a produtividade da transportadora, maiores são as variações dos custos.

Nessa etapa deve-se identificar e listar todos os custos que a empresa arca. Por exemplo:

• Recursos Humanos
• Seguros (veículo, cargas)
• Impostos
• Custos administrativos
• Combustível
• Lubrificantes
• Pneus
• Pedágio

Claro que estes são só alguns exemplos. É importante identificar todos os tipos de custos, de todos os setores, não só o transporte em si.

2- Classifique os custos

Feita a identificação, este é o momento de classificar os custos. É uma etapa tão importante quanto a identificação, pois pode interferir diretamente na conta final, gerando resultados equivocados.

Uma boa maneira de classificar os custos é separá-los por grupo. Por exemplo:

• Despesas administrativas
• Despesas com pessoal
• Pagamento/Saldo carreto
• Impostos

A segmentação por grupos é uma forma de manter a organização e é possível fazer essa customização no sistema, conforme às necessidades e preferências do gestor.

3- Relacione os valores individualmente

A próxima etapa é a relacionar e adicionar os valores de cada custo. Saber o valor de cada custo permite entender o que ele representa para a empresa não só quantitativamente mas em relevância também.

Essa separação ainda proporciona uma visão mais clara facilitando o direcionamento dos recursos da empresa, ou seja, gastos ou investimentos podem ser aplicados onde realmente trará benefícios para a transportadora.

Como podem existir mais de uma situação em relação ao transporte (por exemplo, com frota própria, contratação de terceiros e autônomos ou até sem frota), aconselhamos ter controles diferentes, pois os custos podem ser variados conforme cada situação.

Para isso, em um sistema de gestão onde é possível criar grupos (centros de custos) e as despesas daquele grupo, realizar este filtro para a visualização dos relatórios permite uma otimização dos processos envolvidos no transporte nos diversos casos.

Calcular os preços dos serviços prestados também colabora na organização do gerenciamento, pois para se chegar no valor do frete, é necessário uma análise completa de todos os custos para execução do serviço.



4- Elabore relatórios com frequência

A geração de relatórios é uma excelente forma de monitorar praticamente tudo da transportadora. Com o software adequado, é possível visualizar relatórios conforme a necessidade do gestor. Dessa forma, fica muito mais fácil controlar o que ocorre dentro da empresa, assim como também prever possíveis alterações, agilizando nas tomadas de decisão.

Veja um exemplo de relatório (clique na imagem para ampliar):

relatorio-estrutura-custos

 

Nos dias atuais, é primordial que a empresa esteja atenta às mudanças, de qualquer segmento que seja.

Portanto, embora que seja possível realizar o controle através de planilhas e processos manuais, o ideal é que as informações estejam centralizadas em um sistema de gestão, permitindo um controle mais eficiente através de análises de relatórios automatizados.


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