É o documento que todas as transportadoras emitem. Mas você sabe qual a importância do CT-e? Neste post vamos explicar tudo que você e sua equipe da transportadora devem saber sobre o documento eletrônico.

1. O que é CT-e e para que serve?

O Conhecimento de Transporte Eletrônico é um documento fiscal eletrônico que tem o objetivo de registrar o serviço prestado por uma transportadora, junto aos órgãos de fiscalização, seja rodoviário, aéreo, aquaviário, ferroviário ou dutoviário.

O CT-e tem validade em todo o território nacional e sua emissão é indispensável para o transporte de carga.

Para cada transporte realizado, é necessário a emissão de um CT-e, assim como outros documentos eletrônicos obrigatórios, como o Manifesto Eletrônico (MDF-e). Além disso, sua emissão deve ser feita por meio de um sistema que seja, preferencialmente, especializado no ramo de transporte.

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Muitas vezes pensamos que a emissão de documentos eletrônicos podem ser muito caros, porém veremos que não é.

2. Quais as vantagens do CT-e?

  • Redução de custos

Tanto para impressões do documento fiscal (por ser emitido eletronicamente) quanto para armazenagem dos documentos.

  • Agilidade nos processos

Aprimoramento e melhoria na organização dos processos, através da troca de informações (como processos por EDI), que ainda facilitam a recuperação e consulta de forma rápida e eficiente. Além da redução de tempo da parada dos caminhões em Postos Fiscais, pois a fiscalização se torna mais ágil e simplificada.

Saiba mais sobre EDI

Quais benefícios do uso do EDI em uma Transportadora?

EDI e seus formatos: como os documentos facilitam as operações de uma transportadora

  • Padronização relação entre as empresas

Assim como um avanço em qualquer ramo de negócios, a utilização de meios eletrônicos para realizar qualquer processo está cada vez mais comum, tornando a comunicação entre as empresas mais fácil, amigável e muito mais rápida.

  • Incentivo a novas tecnologias

Por meio do comércio eletrônico e processamentos via sistema e/ou internet.

  • Diminuição do impacto ambiental

Redução considerável de consumo de papel, tornando os procedimentos mais sustentáveis e ecologicamente corretos.

3. Dicas para facilitar o processo de emissão

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  • Prefira um sistema de gestão especializado

Por ser um documento digital obrigatório no transporte e, consequentemente, está sujeito a fiscalização, requer a emissão por um software devidamente apto a se comunicar com a Sefaz (Secretaria da Fazenda) de forma rápida e eficiente.

Aconselhamos que a transportadora tenha um sistema que englobe todas as operações realizadas na empresa. Um software que, além de emitir os documentos obrigatórios (CT-e, MDF-e, etc.), faça uma integração com a parte financeira da empresa, onde é possível ter uma gestão completa, além de possuir integração e automatizações necessárias e essenciais para uma transportadora hoje em dia.

Realizar um cadastro prévio de informações para importação de dados de XML ou NF-e, por exemplo, também é uma forma de potencializar os processos, além da redução de possíveis erros de digitação.

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  • Esteja de acordo com as exigências da Sefaz

É importante estar ciente de que para emitir qualquer documento eletrônico, é necessário que a transportadora tenha um registro na Sefaz do seu estado, além de ter o certificado digital da empresa atualizado. Lembrando que a ANTT, assim como o governo, estipula leis sobre os documentos e essas normas devem ser cumpridas para que os processos da transportadora não sejam comprometidos.

  • Tenha integração com outros sistemas

Geralmente, em uma transportadora, há a contratação de funcionários, motoristas, além de terceirização da frota. Para tanto, algumas obrigações devem ser cumpridas, como emissão de vale-pedágio, CIOT, Pagamento Eletrônico de Frete (PEF), além de outras transações bancárias, entre outras.

Dessa forma, é importante que a transportadora tenha integração com outros sistemas, como as empresas administradoras de pagamento eletrônico, que permitem a geração de CIOT, por exemplo. Essas funcionalidades podem facilitar o cotidiano da empresa, com economia de tempo, agilidade dos processos e segurança das informações.

4. Rejeição de CT-e

Quando emitido, o CT-e é enviado eletronicamente para ser autorizado pela Sefaz, onde o documento é avaliado para verificar se tudo está de acordo (como assinatura digital, layout, numeração e emitente). Caso algum dado foi digitado de forma errada ou possua qualquer outro tipo de problema, a Sefaz pode rejeitar o documento, o que retarda a continuidade dos processos, atrasando a liberação do caminhão e trazendo outras consequências negativas. Por isso, é importante que tudo seja feita dentro dos conformes para que nada atrapalhe e impeça o transporte de ser realizado.

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