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Conforme aparecem necessidades, buscamos formas cada vez mais eficientes de supri-las. A mesma coisa acontece em relação ao uso da tecnologia nas empresas. Há alguns anos, por exemplo, a emissão de documentos era feita de forma manual. Atualmente, com sistemas web, a transportadora consegue emitir documentos fiscais de forma rápida e fácil, trazendo diversos benefícios para a empresa.

Na agitação do dia a dia da transportadora, muitas tarefas devem ser cumpridas do momento da contratação até a entrega efetiva da mercadoria. Operacional, controle, coordenação, supervisão, cuidado com a frota, condução dos produtos até o cliente, etc., são exemplos de algumas etapas da jornada de trabalho numa transportadora.

Em meio a tantas atividades e obrigações, alguns impasses podem surgir, atrasando o serviço e comprometendo o desempenho da empresa. Atualmente, é vital que a empresa possua um sistema de gestão de transporte que auxilia nos processos e ainda pode garantir melhores resultados. Uma grande vantagem é a redução de tempo ao emitir documentos fiscais (como CT-e e MDF-e).

Falta de gestão automatizada

Todos sabemos da importância da gestão em uma empresa. Processos manuais e ausência de organização podem levar a uma carência na organização que é essencial para a transportadora.

Por isso, destacamos a falta de gestão automatizada, um problema que pode atrapalhar os negócios.

Anotações em caderno, controle através de planilhas, salvar dados somente em um computador, são alguns exemplos de práticas que podem ser prejudiciais a longo prazo.

Mas o que seria uma gestão automatizada?

O principal exemplo de uma gestão automatizada com um software TMS para o setor de transportes é a emissão automática de documentos fiscais.



Emissão automática de documentos fiscais (CT-e e MDF-e)

A emissão automática dos documentos consiste na integração entre o cliente da transportadora/embarcador com a transportadora. A automatização da busca e integração de notas fiscais emitidas que contenham o CNPJ da transportadora identificado no campo transportadora na nota fiscal. Esta integração permite a emissão automática de CT-e’s.

Além disso, em situações onde a transportadora for compradora, o sistema reconhece a nota de compra e atualiza o sistema financeiro, já calculando o gasto e permitindo uma melhor organização no fluxo de caixa.

Benefícios

O benefício principal é a agilidade, sem depender do cliente, onde o motorista será liberado no tempo correto e garantindo a entrega da mercadoria no prazo. Mas também podemos listar demais benefícios:

Facilidade e produtividade

Com a captura automática do XML de nota fiscal, fica fácil, pois, depois de configurar inicialmente com o certificado digital, as novas notas emitidas aparecerão automaticamente.

Além disso, com a automação dos processos no sistema, o tempo e serviço dos funcionários podem ser bem mais proveitosos, melhorando a produtividade de toda equipe.

Agilidade nos processos

Não é necessário digitar produto a produto de cada compra realizada ou apontar remetente, destinatário, número da nota nos casos das notas a serem transportadas.

Como a nota fiscal é importada automaticamente, sobra mais tempo para realizar todos os outros processos e serviços da transportadora, agilizando os processo como um todo.

Segurança

Por ser necessária a senha do certificado A1 para baixar as notas da Receita, mesmo a nota sendo emitida por um fornecedor (terceiro), não há o risco de qualquer pessoa ter acesso às notas fiscais.

Minimização de erros

Ainda, erros relacionados a digitação, são reduzidos drasticamente, pois todo processo é automático, evitando que lançamentos no sistema sejam feitos de forma equivocada, evitando retrabalho e trazendo mais segurança para sua operações.

Averbação automática do seguro obrigatório (RCTR-C)

O CT-e autorizado é enviado automaticamente a seguradora, evitando que nenhuma carga seja liberada sem a devida averbação. Além do que, o protocolo de averbação é automaticamente capturado e gravado no MDF-e. Saiba mais: RCTR-C - Entenda tudo sobre o seguro obrigatório.

Conclusão:

Um software de gestão de transporte pode entregar todos esses benefícios indicados onde é possível fazer uma boa organização da empresa como um todo.

O FreteFácil Essentials conta com um recurso que consulta a base nacional de documentos eletrônicos da Sefaz. Se tiver alguma nota da transportadora na base nacional, de forma automática, através do certificado digital da transportadora, a nota fiscal é inserida no sistema para realizar os controles adicionais, como financeiro, e para emissão de documento, quando for o caso.

Com o controle de estoque integrado no sistema, a gestão fica mais clara e precisa.

Saiba como emitir seus documentos em apenas 1 minuto com o FreteFácil Essentials em: http://www.softcenter.com.br/essentials/


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