Você sabia que existem 5 fases na gestão para transportadoras? Entender isso é crucial para que você possa pensar e planejar seu crescimento…
Não dê o passo maior do que a perna
Quem nunca ouviu esta expressão? Dar o passo maior que a perna é quando queremos fazer tudo ao mesmo tempo, ou melhor, quando tentamos fazer algo que vai além das nossas condições.
Receita de bolo
Vou dar um exemplo rápido e fácil de entender, como receita de bolo.
Se você não seguir a receita, o bolo pode até dar certo no final, mas dificilmente sairá exatamente como você o havia planejado
A verdade é que 1) nem sempre vai dar certo, 2) é muito arriscado e 3) seria muito mais fácil e seguro seguir a receita, não é?
Entender as fases de crescimento de uma transportadora e identificar por qual delas a sua empresa está passando te impede de querer dar o passo maior do que a perna.
Uma empresa não precisa ser extraordinariamente inovadora para crescer. Basta fazer o básico bem feito e de maneira consistente.
Claro que no TRC precisamos incluir “ter costas quentes” na receita, pois é um mercado muito exigente.
Os 5 níveis de maturidade de gestão para transportadoras
Grande parte das transportadoras começam bem pequenas. Na verdade começam individuais. É o caminhoneiro que virou “PJ”.
Esse começo se dá por alguns motivos. Os mais comuns são: 1) aumento de serviço ou 2) por exigência de algum embarcador a fim de formalizar um contrato de prestação de serviço.
Outra forma que ocorre com certa frequência é 3) a empresa que já inicia em sociedade, quando dois amigos formam uma parceria para abrir uma transportadora. Neste caso, é comum que um dos sócios já trabalhe no setor, como autônomo.
Então eles se juntam, compram alguns caminhões e já começam um pouco maior do que uma empresa individual.gestão para transportadoras
1) Entender a burocracia
O fato é que a parte mais importante para o início das atividades das transportadoras é a burocracia.
Registros, certificados, cadastros, documentos, contratos, seguro obrigatório. São várias obrigações fiscais e legais que o transportador deve cumprir.
O caminhão que irá realizar a operação precisa estar com todos os documentos fiscais em ordem para iniciar o transporte.
Você precisa digitar todas as informações do CTe, do MDFe, precisa também entender sobre o seguro obrigatório RCTR-C, sobre CIOT e PEF no caso de contratação de terceiros…
Não tem como fugir de sistema nessa hora. Você vai precisar de um sistema para emitir todos esses documentos e deixar tudo pronto para o transporte.
Então a primeira etapa é entender pelo menos o básico de todas elas para poder operar sem correr riscos, como receber multas ou até mesmo ter o registro ANTT cancelado.
Risco de prisão
Um exemplo de como o conhecimento é imprescindível ao transportador está relacionado ao crime ambiental.
Vamos supor que você transporte algum produto químico. E que em alguma operação de transporte ocorra um acidente.
Se a operação de transporte estiver descumprindo com alguma obrigatoriedade, seja na sinalização dos veículos, ou na falta dos documentos, o proprietário da empresa responsável pelo transporte poderá responder por crime ambiental.
LCA – Lei de Crime Ambiental: Transportar, armazenar, manusear produtos perigosos em não conformidade com a lei é crime ambiental. Até 4 anos de prisão.
Reiterando: entenda a burocracia e opere sem correr riscos como multas, paradas indesejadas e até mesmo cancelamento do registro de transportador.
2) Automatizar a burocracia e contratar funcionários
À medida em que mais serviços aparecem, mais contratos são fechados a transportadora deve decidir se investe em frota própria ou se trabalha com autônomos (terceiros / agregados).
De qualquer forma, a prioridade nesta fase é agilizar o máximo possível a parte burocrática para liberar o embarque e a viagem o quanto antes.
E isso envolve menos interferência humana no processo de emissão dos documentos fiscais, como erros de digitação, dados errados, falta de informações, etc.
O ideal é que todo o processo descrito no item anterior seja feito em alguns cliques, se possível.
Faturamento / Cobranças
Com mais clientes a empresa também tem que emitir mais boletos e cobranças (ainda bem!). Mas muitas vezes algumas cobranças acabam caindo no esquecimento e não são feitas.
Por isso você deve contar com uma gestão centralizada, um sistema que te permite ver o que foi ou não foi faturado e as pendências de recebimentos de forma simples.
Novos funcionários
Você vai precisar contratar mais funcionários e qualificá-los para que possam exercer sua função com eficiência.
Os funcionários precisam saber o que e porque desempenham determinada atividade e qual é o papel deles no processo inteiro do transporte.
É aqui onde normalmente entram os parentes. Sobrinhas, filhos, irmãos, etc. Não é o ideal!
Geralmente a dedicação e a responsabilidade não são a mesma de um funcionário “desconhecido”.
A cobrança por resultados também se torna mais difícil, podendo gerar atritos na família, o que prejudica seus relacionamentos pessoais e a sua empresa.
Diferencial comercial?
Para falar a verdade, essa atividade de escritório é uma parte do trabalho que não agrega muito valor ao seu serviço de transporte.
O seu cliente não acha um diferencial comercial o fato de você emitir rapidamente todos os documentos obrigatórios, não deixe furos nas cobranças ou que seu sistema tenha integração com o seu escritório contábil.
Essa etapa é uma obrigação para quem quer menos esforço com burocracia para poder priorizar a qualidade do serviço prestado.
3) Gestão de embarques e comercial
Neste nível, já estamos falando mais de gestão e menos de operacional. A transportadora já está automatizada, os processos estão rodando bem, como emissões de documentos, cobranças, etc.
O que acontece agora nesse nível é onde muitas empresas param de crescer, porque nesta etapa, o gestor ou proprietário costuma ser a pessoa mais afetada.
Para atingir um nível de excelência na gestão dos embarques, o trabalho do gestor deve mudar radicalmente.
Vou explicar o que normalmente acontece quando as empresas chegam à esse nível e o que fazer para começar a pensar na próxima fase.
A sua transportadora já tem algumas filiais e a primeira coisa do dia que você quer saber: os embarques do dia. Estão todos ok?
Mensagens que chegam no WhatsApp:
Caminhão X não está disponível. Tem veículo disponível ou precisamos “correr atrás” de motorista (terceiro)?
Claro que você quer saber sobre todos os embarques do dia. Então você liga para cada filial.
Já estão agendados?Já tem motorista (terceiro) para o frete?
E no meio da confusão, vem o responsável pela manutenção da frota avisar que o caminhão Y voltou para a oficina ou que o caminhão Z ainda não ficou pronto.
E esse é só o começo do seu dia.
Se alguém te perguntar como está o trabalho, você responde reclamando:
Correria! Só pepino, só bucha. Muitos problemas para resolver.
Mas é aqui que o bicho pega… Você até gosta dessa correria e da sensação de resolver problemas, trabalhar bastante.
Mas é exatamente isso que pode estar prejudicando a produtividade da sua empresa.
Justamente porque você, que é o gestor, está sem tempo para olhar para frente e pensar no futuro da transportadora.
Existem duas soluções fáceis para resolver esse problema:
- Delegar a tarefa à um funcionário de confiança.
- Ter um painel de gestão de embarques disponível para todas as filiais.
Inclusive você pode optar pelas duas ao mesmo tempo. Elas não são necessariamente excludentes.
Estas opções vão te permitir ver a situação um pouco mais de fora. Sem estar totalmente envolvido, no centro da correria.
Com isso terá mais clareza para tomar decisões estratégicas e analíticas.
Agora sim, você está gerenciando e pronto para o próximo nível.
4) Análise de resultados financeiros
Muitas vezes esse é o passo maior que a perna que se dá ao gerenciar uma transportadora.
Nós buscamos relatórios financeiros detalhados… Mas você percebeu que somente no nível 3 é que o operacional da transportadora está fluindo melhor?
Afinal, os funcionários já possuem o conhecimento necessário e as rotinas estão em sua maioria automatizadas. Fora isso, o seu trabalho está mais claro e assertivo como gestor.
É bem provável que você já analise seu faturamento desde o primeiro dia de atividade. Agora está na hora de aprofundar essa análise, para evitar resultados negativos que irão prejudicar toda a empresa.
Aqui temos dois erros clássicos de análise financeira.
Erro 1: Analisar somente a empresa inteira, como um todo.
O termo que vamos trabalhar agora é “centro de custos”. Você precisa separar sua empresa em centros de custos, como as filiais e veículos, por exemplo.
Veja um exemplo básico:
| Resultado (lucro ou prejuízo) | |
|
Filial A |
10 |
|
Filial B |
5 |
|
Filial C |
-30 |
Se analisarmos a empresa inteira, ou seja, a soma das filiais A, B e C, o resultado é negativo, a empresa inteira está sofrendo prejuízo (-15).
Ao organizar cada filial como um centro de custos, é possível identificar que apenas uma filial está impactando no resultado negativo da empresa.
Agora você já sabe qual filial deve receber uma atenção maior em relação à cobrança por resultados.
Deve-se estudar os custos dessa filial, as operações, etc. A fim de entender a origem deste resultado negativo.
Em último caso, a extinção da filial devolverá a empresa para o azul.
Na gestão de frota pode ocorrer algo semelhante. Cada veículo deve ser considerado um centro de custos.
Erro 2: Focar as análises apenas no faturamento.
É comum que você tenha analisado o faturamento até aqui. E na verdade não está errado.
O erro está em analisar somente o faturamento, sem levar em consideração as despesas que cada centro de custos representa e a sua margem de lucro em cada um deles.
Mapeie os custos de cada centro de custos. Comece pelo que você sabe de cabeça, já que deve ter uma boa noção do que se gasta na empresa.
À partir disso você pode estabelecer uma meta de faturamento para cobrir os custos e atingir a margem que você deseja.
Agora a análise de faturamento faz mais sentido, está embasada e é um indicador financeiro importante para acompanhar o crescimento da empresa.
5) Gestão Estratégica
Apesar de ser o “último nível” é o que permite maior crescimento. A gestão tem o poder de aumentar a produtividade da sua transportadora e consequentemente aumentar margem de lucro.
Com o apoio da tecnologia e do cruzamento de dados técnicos, mecânicos e de operações, você pode monitorar os indicadores certos, ou seja, aqueles indicadores que fazem sentido para o seu negócio.
Planejamento Estratégico
Para a transportadora crescer de maneira consistente, o planejamento estratégico é obrigatório.
Você deve traçar objetivos, definir planos de ação para cada objetivo e acompanhar os indicadores.
Indicadores
Por exemplo, para fechar novos negócios, é preciso acompanhar os indicadores de gestão comercial, como quantidade de reuniões com potenciais clientes e número de propostas enviadas.
Se sua transportadora está sofrendo com falta de disponibilidade de veículo, antes de investir em mais veículos, deve-se monitorar alguns indicadores de tempo de oficina, bem como tempo médio entre os reparos e falhas.
Assim você chegará aos veículos mais problemáticos. Porém, a origem do problema pode estar na mão de obra da oficina, nos componentes utilizados, na forma de condução ou até mesmo no próprio veículo que pode não ser o mais adequado para aquela rota específica.
Outros indicadores são:
- Não-conformidades: para traçar planos para melhoria das entregas
- Tempo em trânsito e Ociosidade: para verificar a produtividade da frota
Gestão à Vista
Este modelo de gestão é justamente o que o nome sugere. Os indicadores de desempenho devem estar em quadros visíveis para todos os colaboradores da transportadora, em pontos de fácil acesso e estratégicos.
Reuniões funcionam?
Reuniões funcionam sim e devem ser feitas com a sua equipe para o acompanhamento desses indicadores e análise dos resultados.
Painéis e dashboards também auxiliam nas análises e no rápido resumo das informações para o planejamento diário dos embarques por filial, por exemplo.
Monitorar a disponibilidade e localização da frota em tempo real poderá ser de grande ajuda no planejamento dos embarques de cada filial.
As principais reuniões são diárias, semanais e mensais. E são parte muito importante no processo de gestão.
O que falar em cada reunião?
Reunião Diária
Na reunião diária, o foco deve ser o planejamento do dia (obviamente), dos embarques de cada filial, como citado anteriormente.
É a hora de trabalhar em uma solução rápida para aqueles pequenos problemas operacionais cotidianos; e muitos deles ocorrem justamente nos embarques.
Reunião Semanal
Nessa reunião, a equipe fará o acompanhamento dos indicadores e das metas do mês e fará o planejamento da semana.
Você e sua equipe devem verificar se está tudo correndo de acordo com o planejado ou se precisam ajustar algum plano de ação, acelerar algum processo para atingir as metas.
A reunião semanal pode servir também para solucionar problemas operacionais um pouco mais complexos e não tão recorrentes.
Mas o objetivo da reunião é não deixar a meta mensal ser engolida pelo trabalho do dia-a-dia. Os problemas diários tiram o foco da meta mensal, mas essas reuniões semanais irão colocá-los de volta na rota.
Reunião Mensal
É a reunião de fechamento de mês, de análise dos resultados. A equipe toda vai apresentar os resultados de cada área e falar de números.
Mas o importante é não falar somente dos resultados e sim usá-los como base para traçar novos planos de ação ou aperfeiçoar os que deram certo.
São nas reuniões que muitas ideias amadurecem, tomam forma e acabam resultando em ações com o potencial de promover a melhoria dos serviços e o crescimento da empresa.
Conclusão
Você já deve ter se identificado com pelo menos um dos níveis de gestão citados. Provavelmente com mais de um.
Isso acontece porque o processo de maturidade muitas vezes não ocorre de forma tão definida. Cada transportadora tem suas particularidades e vive situações diferentes.
É preciso entender isso para ter clareza na hora de avaliar em que fase a empresa se encontra e quais são os próximos passos.
Por isso, além de saber qual é a situação atual da empresa, é de extrema importância identificar qual é o maior desafio que sua transportadora está enfrentando no momento.
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