Por que você deve fazer gestão de frotas?
Cada veículo é como se fosse uma unidade/filial da sua empresa – tem que dar lucro, e para dar lucro, você tem que saber o que cada veículo esta gastando e gerando de receita.
E você só consegue monitorar os custos, a partir do momento que você faz o acompanhamento de cada viagem, identificando e anotando todos os gastos e fretes gerados.
Ao fazer esse controle, você vai constatar que a frota é um dos maiores (senão o maior) custos da empresa.
Para que esse alto custo não se torne um prejuízo, você deve buscar sempre os 4 principais objetivos da gestão de frota.
Os 4 objetivos de todo gestor de frotas
Melhorar o desempenho da frota
Identificar e eliminar desperdícios
Identificar o melhor custo x benefício para peças e insumos
Garantir a segurança dos motoristas e da carga
O primeiro objetivo é (1)melhorar o desempenho do veículo. É “fazer mais com menos”, ou seja, maximizar os resultados gerados pelo veículo.
Quando você sabe a capacidade de cada veículo, você tem condições de (2)identificar e reduzir os desperdícios, como por exemplo, peças que ficam muito tempo paradas em estoque, manutenções a mais do que o necessário ou adotar mais medidas para direção econômica.
Sabendo aproveitar bem todos os recursos, você vai conseguir (3)identificar o melhor custo x benefício de tudo o que é utilizado na frota, o que vai te permitir comprar melhor, selecionar melhor o que você coloca na frota.
O quarto e último objetivo é (4)garantir a segurança da carga, dos motoristas e de todos que fazem uso das estradas e rodovias.
O reflexo de todos esses pontos é o ganho financeiro e a certeza que os recursos financeiros não estão sendo desperdiçados.
Como atingir os objetivos da gestão de frotas
1. Evite utilizar planilhas
Os controles para uma gestão efetiva não podem ser confiados apenas em planilhas.
Imagine que todos os controles, por placa, por tipo de manutenção, por histórico de manutenção, abastecimentos, postos de combustível onde os veículos foram abastecidos, quilometragem, sejam feitos em planilhas.
Se você faz controles por planilhas, sabe do trabalho isso gera.
Sem contar que as informações não são totalmente seguras e confiáveis. Às vezes falta backup e os dados inseridos podem ser alterados de forma muito insegura, o que influencia de forma negativa os cálculos resultados.
2. Controle os veículos individualmente
Cada veículo irá apresentar resultados diferentes, por conta da forma e sob quais condições os veículos são utilizados (estradas, qualidade do combustível, tipo de direção, etc).
Todos esses fatores devem ser levados em consideração nas análises de resultados.
3. Fique atendo ao ralos de desperdício
- Utilização imprópria do veículo
- Falta de planejamento de rotas
- Condução inadequada
- Multas
- Manutenções
4. Manutenção preventiva
A manutenção preventiva é o que garante que seu veículo não fique parado no pátio, atrasando as entregas.
O que pode te causar uma série de problemas com o cliente, fora a energia, tempo e recursos necessários para repor esse veículo.
A geração de gastos não programados e que ainda podem impactar outras peças e componentes importantes.
Utilize o Check-list
Para a manutenção preventiva é necessário que você siga uma plano, um método, que chamamos de check-list, muito comum na gestão de frotas.
Pode ser feito de acordo com a marca/modelo do veículos, de acordo com o que se deseja controlar (óleo, motor, pneu), documentos, etc.
Além disso, também deve ter uma periodicidade, que pode ser por quilômetro (Ex.: a cada 10km, revisão de óleo do motor) ou por tempo (Ex.: a cada 6 meses, revisão de óleo do motor).
Dessa forma, nenhum item, controle ou componente fica sem vistoria ou inspeção.
Outros controles importantes
- Combustível: médias de consumos
- Estoque de insumos: para que seu veículo não fique parado por conta de falta de peças para a manutenção
- Documentação do veículo: IPVA, seguros, vencimento da CNH dos motoristas, licenças.
- Controle de Pneus: check-list para inspeções e vistorias, previsão de manutenção e trocas.
Prove seus resultados como Gestor de Frota
Como responsável pela frota, você deve tomar decisões e provar os resultados de cada decisão.
Faça o download do e-book Gestão de Frotas sem Desperdícios e tenha sempre um material em mãos para auxiliá-lo nessa tarefa diária.
Todos os controles devem ser documentados e deve-se manter o histórico de tudo, para avaliar os resultados do “antes e depois” de cada medida tomada.
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